Tip 1: Luister écht
Bij communicatie denk je misschien in eerste instantie aan praten en schrijven en mogelijk ook je non-verbale communicatie, maar luisteren is minstens zo belangrijk. En dan bedoel ik écht luisteren om de ander te begrijpen, in plaats van al snel je oordeel klaar te hebben en op zoek te gaan naar een kans om je weerwoord te geven. Door goed te luisteren, leer je wat er in de ander omgaat, wat belangrijk voor hem of haar is en waar men gevoelig voor is. Pas als je dat weet, kun je bepalen hoe je daarmee je doel kunt bereiken.
Tip 2: Neem een open houding aan
Met een open houding bedoel ik niet dat je op een bepaalde manier moet gaan staan of zitten. Je hebt misschien wel eens gehoord van het regeltje dat wanneer je met je armen over elkaar zit, je gesloten overkomt. Enerzijds is dat onzin, want het zit misschien gewoon comfortabel en misschien heb je tegelijk een heel geanimeerd gesprek. Het gaar mij om een innerlijke open houding. Probeer niet perse te winnen, wees open en nieuwsgierig naar de ander. Wanneer je dat (oprecht!) laat merken, zal de ander zich ook meer open en nieuwsgierig opstellen.
Tip 3: Effectief Communiceren is geen standaardrecept
Communiceren is maatwerk en de belangrijkste tip over effectief communiceren is dan ook wel dat je per situatie beoordeeld: “wat is hier nodig?”. Zo herinner ik uit mijn eerste baan ergens in de jaren ’80, dat collega’s van me op een communicatietraining waren geweest bij een groot trainingsbureau dat nog steeds bestaat. Ze leerden daar dat als iemand je een vraag stelde, je eerst een vraag terugstelde: “wat denk je er zelf van?”. Misschien kun je enigszins voorstellen hoe de eerstvolgende vergadering eraan toeging. Steeds weer “wat denk je er zelf van?” tot we er suf van werden. Ze hadden een foefje geleerd maar moesten nog leren om het effectief in te zetten. Zo is het ook met alles wat we in onze training Effectief Communiceren meegeven: bepaal steeds wat en hoe je iets wilt inzetten. Bijvoorbeeld de manieren om iemand feedback te geven. Erg waardevol. Maar als je met iemand dag in dag uit prettig samenwerkt, kun je waarschijnlijk wat korter door de bocht.
Tip 4: Kies het juiste medium
We leven in een tijdperk van snelle, korte berichtjes via Whatsapp, SMS en email. En soms lijkt email wel zo handig, want dan kun je gelijk je leidinggevende in een CC opnemen. Dan weet hij/zij er ook van. Maar vaak zijn dit niet de handigste en meest effectieve vormen van communicatie. Zeker als het gaat om gevoelige zaken zoals feedback en meningsverschillen, is het vaak verstandiger om elkaar op te zoeken en face-to-face te spreken. Een mooi (nou ja…) voorbeeld heb ik nog voor de geest uit de tijd dat ik in een bestuur van een vereniging zat. Er was wat onenigheid tussen twee andere bestuursleden en dat ging via email, waarbij de rest van het bestuur in de CC getuige was. Het ging van kwaad tot erger en je kon de emoties tussen de regels doorlezen. En het ergste was misschien wel dat deze twee bestuursleden ook elkaars buren waren. Ik heb dus de tip gegeven om even een deurtje verder op de koffie te gaan en het met z’n tweetjes uit te praten.
Tip 5: Probeer eens iets anders
Wij mensen zijn gewoontedieren, maar niet elke gewoonte is even effectief. De stelregel is dat als je blijft doen wat je altijd deed, het effect ook hetzelfde zal blijven. Dus als je een ander effect zoekt, pas dan je communicatie aan. Wat je ook doet, herhaal niet het oude patroon dat je zo goed kent, maar niets oplevert.
Daarom is het goed om een veelzijdig palet aan communicatieve vaardigheden te ontwikkelen. Dat kan je bijvoorbeeld doen in onze training Effectief Communiceren. Of als je leidinggevende bent, heb je misschien nog meer baat bij onze training Coachend Leidinggeven. Velen gingen je voor en merken dagelijks hoeveel effectiever ze functioneren.
Mocht je daarover nog vragen hebben of willen afstemmen wat het best bij jou past, neem dan gerust contact met ons op. We denken graag met je mee!
